Tugas Manajemen Perkantoran Soal + Jawaban Pert. II

Assalamu'alaikum ..

Soal.

1. Jelaskan pergeseran konsep manajemen perkantoran era tradisional ke era moderanisasi! apa perbedaannya ?

2. Jelaskan karakteristik kualitas informasi yang berguna !

3. Apa yang dimaksud dengan Otomatisasi ?

4. Jelaskan definisi dari otomatisasi kantor dan bagaimana sejarah dari otomatisasi kantor tersebut ?

5. Sebutkan tujuan dari otomatisasi kantor !

6. Sebutkan aplikasi dari otomatisasi kantor ! 

Jawaban .

1.      A. Manajemen tradisional

           a.  Tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi produksi dan keharmonisan kerja.

b. Manajer mengalami kesulitan-kesulitan dan frustasi karena karyawan tidak selalu mengikuti pola-pola prilaku yang rasional.

c.        c.   Pengembangan manajemen dilakukan secara teoritis.

d.   Investasi terbesar adalah karyawan.

e.   Karyawan bertanggung jawab atas pekerjaan tertentu yang berulang.

f.    Adanya skema pembagian keuntungan.

B. Manajemen modern adalah manajemen yang pada periodenya ditandai dengan sudah dipelajari manajemen sebagai ilmu yang mempunyai dasar-dasar logika ilmiah, sehingga banyak melibatkan ahli manajemen maupun ahli ekonomi untuk melakukan penelitian tentang manajemen yang menghasilkan berbagai teori maupun aliran manajemen. Berikut merupakan tuntutan-tuntutan yang menggambarkan manajemen jenis ini, yaitu:

           a.  Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses tehnik secara ketat.

b. Manajemen harus sistematik, dan pendekatan yang digunakan harus dengan pertimbangan secara hati-hati.

     c. Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus dengan situasi.

         d.  Pendekatan motivasi yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi sangat di butuhkan.

2.      Karakteristik informasi yang berguna diantaranya :

         a.      Relevan

         b.      Tepat waktu

         c.       Akurat

         d.      Lengkap

3.  Otomatisasi adalah Penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia.

4.  Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

Asal mula otomatisasi kantor diawal1960-an, ketika IBM menciptakan istilah wordprocessing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya.

Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/ Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetic secara otomatis.

5. Tujuan Otomatisasi Kantor diantaranya :

         a.      Penggabungan dan penerapan teknologi

         b.      Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor

         c.      Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan

6.  Aplikasi Otomatisasi Kantor :

         a.      Pengolah kata ( Word processing )

         b.      Surat elektronik ( E-mail )

         c.       Pesan suara ( voice mail )

         d.      Kalender elektronik ( electronic calendaring ) 
         e.      Konferensi audio (audioconferencing) 
         f.        Konferensi video (videoconferencing) 
         g.      Konferensi komputer (computerconferencing) 
         h.      Transmisi faximili / FAX (facsimiletransmision) 
         i.        Video text 
         j.        Pencitraan (images to rage and retrieval) 
         k.      Desktop publishing dan penerapan teknologi